Onboarder un nouvel établissement

DeskAdministrationDirectionDisponible⏱ 12 min

Objectif

Conduire un établissement du code commercial jusqu'à l'activation de son instance, en sachant ce qui est vérifié à chaque étape.

Prérequis

• Un code commercial ModernSchools
• L'identité administrative de l'établissement
• La liste des campus, sous-systèmes et sections à déclarer
• Au moins une personne désignée comme administrateur

Procédure

1. Obtenir un code ModernSchools

   Le code est délivré par l'équipe commerciale. Il identifie l'établissement et conditionne l'ouverture de l'espace Desk.

2. Créer un compte Desk

   Rendez-vous sur desk.modernschools.online et créez le compte de la personne qui pilotera la mise en service. Ce compte n'est pas encore un compte d'établissement.

   Capture à réaliser sur trainingCréation d'un compte sur l'espace Desk/img/screenshots/desk/onboarding/new-school-01-account.webp

3. Saisir le code commercial

   Le code rattache votre compte à un dossier d'onboarding. Tant qu'il n'est pas saisi, aucune configuration n'est possible.

4. Renseigner l'identité de l'école

   Nom officiel, type d'établissement, région, département, arrondissement et coordonnées. Ces informations apparaîtront sur les documents officiels : traitez-les comme telles.

   Capture à réaliser sur trainingFormulaire d'identité de l'établissement dans Desk/img/screenshots/desk/onboarding/new-school-02-identity.webp

5. Déclarer campus et sous-systèmes

   Décrivez la structure réelle de l'établissement : un ou plusieurs campus, les sous-systèmes général et technique, les sections francophone et anglophone. Une structure déclarée trop tôt et trop large est plus difficile à corriger qu'une structure ajoutée progressivement.

6. Configurer classes, matières et année scolaire

   Créez les classes de la première année d'exploitation, les matières enseignées et les périodes d'évaluation. Les périodes conditionnent toute la suite : notes, bulletins et conseils.

7. Importer les élèves si nécessaire

   Deux voies coexistent : l'import d'un export Carte Scolaire, ou la saisie progressive. L'import produit un rapprochement à valider ; il n'écrit rien sans confirmation humaine.

8. Créer les premiers administrateurs

   Désignez au moins deux administrateurs. Un établissement dépendant d'un compte unique se retrouve bloqué dès la première absence.

9. Vérifier la configuration

   Desk présente un contrôle de cohérence : structure sans classe, classe sans matière, matière sans enseignant, période mal bornée. Traitez les alertes avant de continuer.

   Capture à réaliser sur trainingÉcran de vérification de configuration listant les alertes/img/screenshots/desk/onboarding/new-school-03-checks.webp

10. Prévisualiser puis demander l'activation

    La prévisualisation montre l'instance telle qu'elle sera livrée. L'activation est une demande explicite : elle ouvre l'instance aux utilisateurs de l'établissement.

Résultat attendu

L'établissement dispose d'une instance activée, d'une structure conforme et d'administrateurs capables de créer les comptes des enseignants.

Problèmes fréquents

Le code commercial est refusé

Vérifiez la casse et les espaces en fin de saisie. Un code déjà consommé par un autre dossier ne peut pas être réutilisé : contactez l'équipe commerciale.

Je ne peux pas demander l'activation

L'activation reste bloquée tant qu'un contrôle de cohérence est en échec. La liste des alertes indique précisément ce qui manque.